Szakcikkek

Környezetmenedzsment informatikai rendszerek bemutatása

Az integrált üzleti szoftverek egyre nagyobb teret nyernek a vállalati működés támogatásában. Ezek a rendszerek a vállalat általános működését képezik le, a gazdálkodási területek (pénzügy, értékesítés, termelés, beszerzés) adatait kezelik.
Az integrált üzleti szoftverek mellett egyre több olyan alkalmazás jelent, és jelenik meg, amely egy-egy speciális terület vagy alkalmazás feldolgozására, támogatására szolgál. Ezek egy része egy –egy feladat végrehajtását szolgálja, de egyre nagyobb az igény a több modulból álló, egy-egy területet teljes mértékben lefedő szoftverekre.
Ez alól a környezetvédelem sem kivétel: jelenleg már Magyarországon is több cég foglalkozik a környezetvédelmet támogató integrált szoftverek fejlesztésével. A fejlesztések végrehajtását a nagy mértékű adatszolgáltatási igény, a vállalat környezetvédelmi adatainak átláthatóvá tétele indokolja.

A környezetmenedzsment informatikai rendszerek fejlesztése bonyolult feladat, hiszen a fejlesztésben a környezetvédelmet, illetve annak területeit jól ismerő szakemberek, és olyan informatikusok együttműködésére van szükség, akik otthonosan mozognak a környezetvédelem követelményeiben.
A fejlesztés nem a meglévő vállalatirányítási szoftverek specializálásával történik alapvetően, hanem önálló szoftverfejlesztéssel.
A örnyezetvédeélem szerteágazó területeire, illetve a különböző területeken meglévő nayg mennyiségű adat indokolja, hogy az adatok kezelésére adatbázis kezelő alkalmazással történjen, ilyen lehet a MySQL, Microsoft SQL, Oracle, Firebird, stb; az alkalmazott adatbázist általában az szabja meg, hogy a gazdasági társaságnál a környezetmenedzsment informatikai rendszer bevezetése előtt milyen adatbázis működött.
A környezetvédelmi jogszabályok alapján a következő esetekben lehet szükség nyilvántartás vezetésére, adatszolgáltatás teljesítésére:
•    KAR (környezeti alapnyilvántartás)
•    Hulladékgazdálkodás
•    Felszíni, felszín alatti víz; talajvédelem
•    Levegőtisztaságvédelem
•    Környezetterhelési díjjal kapcsolatos adatok
•    Környezeti teljesítményt mutató mérőszámok (energia, fűtés, vízfelhasználás, szennyvízkibocsátás, hulladékképződés)
•    Egyéb speciális területek: zajvédelem, veszélyes anyagok, készítmények adatainak kezelése, környezetvédelmet érintő oktatások kezelése, környezetvédelmi belső szabályzatok kezelése, technológiák adatainak kezelése

A Környezetmenedzsment informatikai rendszerek alkalmazásának számos előnye van:
•    A környezetvédelmet érintő adminisztratív terhek csökkenése
o    Adatnyilvántartások megvalósítása elektronikus formában
o    Adatszolgáltatások megvalósítása elektronikus formában
o    Kötelezően előírt dokumentumok elkészítése
•    Költségek előkalkulációja, éves tervezés
•    Támogatás nyújtása partnerek értékelésében, kiválasztásában
•    Naprakész adatok rendelkezésre állása, kimutatások készítése
Az előnyök kihasználása elsősorban a több telephellyel rendelkező, vagy vállalatcsoportként műküdő gazdasági társaságoknál hangsúlyosabban jelentkezik, hiszen a környezetvédelmi adatok szolgáltatásának kötelezettsége telephelyenként jelentkezik.

A környezetvédelemmel kapcsolatos adatszolgáltatási igény az országhatárokon belül, de az Európai Unió területén is egyre nő, érdemes tehát meggondolni, a környezetvédelemmel foglalkozó szakemberek szaktudását adatszolgáltatásra, vagy a környezetvédelemmel kapcsolatos költségek, a környezetterhelés csökkentése érdekében bevezetendő feladaokra érdemes -e fordítani.

Hatékonyságnövelés informatikai eszközökkel

A vállalkozások fejlődésében általában elérkezik az idő, amikor a működés összetettsége, a folyamatok integráltsága, vagy csak egyes folyamatok sokrétűsége, az átláthatóbb működés érdekében informatikai eszközök bevezetése szükséges.
Az informatikai eszközök alkalmazása mindig optimumkeresési folyamat. Mérlegelni kell a bevezetést megelőző működés időszükségletét, az emberi erőforrások hatékony felhasználását, felmérni, hogy az adatok megfelelő rendelkezésre állása érdekében milyen párhuzamosságok alakultak ki a szervezeten belül, a nyomon követés, felügyelet mennyire hatékony.
A mérlegelés fontos szempontja az informatikai eszközök egyszeri ráfordításként jelentkező igénye: a rendszer bevezetésének többlet erőforrás követelménye. A munkatársaknak a mindennapos tevékenységük ellátása mellett részt kell venniük a rendszer kialakításában, bevezetésében, tesztelésében; segíteniük kell az adatfelvitelt, elvégezni a felvitt adatok megfelelőségének az értékelését, áttérni az új rendszerre, segíteni annak további fejlesztését.
Az informatikai eszközök működtetésében a bevezetést követően fontos többletráfordítás a rendszer fenntartási költsége, a további fejlesztési, karbantartási költségek, licenszdíjak.
A döntés meghozatala előtt figyelembe kell venni a szükséges hardver eszközök magas költségét, és gyors amortizációját is.
Fontos szempont, hogy ahol az informatika nem tartozik a fő tevékenységek közé, a szolgáltatás kiszerezhető, így költségcsökkenést lehet elérni.

Az informatikai eszközök alkalmazásának elősegítése fontos versenyképességet támogató eszköz: az e-Magyarország program, a szolgáltató e-közigazgatás, az e-ügyintézés olyan törekvések, amelyek a versenyképesség javítását szolgálva igyekeznek segíteni a gazdaság szereplőinek, kormányzati ciklusokon átívelve hangsúlyozzák az informatikai alkalmazások jelentőségét.

Az informatikai eszközök legfontosabb értéke, hogy az információ (tevékenység, technológia, termék, beszerzett áruk) egy helyről elérhető, az adatok tetszőleges módon összerendelhetők. Ezt követően a szükséges információ testreszabott megjelenítése válik lehetővé minden vállalati szinten.

Az informatikai alkalmazások legegyszerűbb változata az irodai működést támogató szoftverek, amelyek kezelhetik a számlázást, az iktatást; az anyagbeszerzést, termékértékesítést, raktári nyilvántartásokat.
Lényegesen több feladat elvégzésére ad lehetőséget vállalatirányítási szoftver alkalmazása. Az ilyen jellegű szoftverek a teljes vállalati folyamatot modellezik: a termelésirányítást (termék-előállítás, vagy szolgáltatás nyújtás folyamatát), a fő tevékenységeket támogató folyamatokat (pénzügyi, számviteli adatok kezelése, kontrolling, szerződéskötés, partner adatok kezelése, beszerzés, értékesítés, humán erőforrás gazdálkodás, karbantartás). Az ilyen szoftverek fő nehézsége, hogy a magas fejlesztési költség, és a bonyolult struktúra miatt a nem az alaptevékenységhez, és az alaptevékenységet támogató folyamatokhoz tartozó speciális területeket nem képes nyomon követni. Ebben az esetben célszerű feladat-specifikus szoftvereket alkalmazni, a környezetvédelem, munkavédelem, stb. területekre, térinformatikai megoldásokat alkalmazni, online üzleti modelleket kidolgozni.

Az integrált informatikai rendszere kiépítésének első lépése a megfelelő specifikáció összeállítás: egyértelműen definiálni kell, mire és milyen terjedelemben van szükség. Érdemes olyan megoldást választani, amely a meglévő (akár alapszintű) igényeket elégíti ki, úgy, hogy a későbbi igényeknek megfelelően a rendszer tovább bővíthető; így a későbbiekben elkerülhető egy komplexebb rendszer bevezetésének többlet-ráfordítása. A legtöbb informatikai alkalmazás moduláris felépítésű, egymáshoz szervesen illeszthető, és külön megvásárolható alkalmazásokból áll.
A specifikációt követően lehet megkezdeni a rendszer telepítését; elvégezni azoknak a felhasználóknak az oktatását, akik a szoftver fejlesztésében, vállalatra történő testre szabásában, és az adatok felvitelében részt vesznek.
Ekkor kezdődhet meg az adatfelvitel, az informatikai alkalmazás vállalati működéshez illesztése és tesztelése. A folyamatos tesztelés azért fontos, hogy a rendszer éles működése zökkenőmentes legyen, hiszen az integrált alkalmazások hibája a teljes cégműködést megbéníthatja.
Az adatok feltöltésének első lépése a törzsadatok feltöltése. Ez optimális esetben a már meglévő adatok új rendszerbe történő emelésével, adatmigrációval megvalósíthatók.
A felhasználok oktatását követi a rendszer indításának előkészítése, hardverek biztosítása.
Ha minden lépés sikeres volt, következhet csak az éles rendszerindítás.

A papír alapú rendszerről informatikai rendszerre történő áttérésnek jellemzőek buktatói. Az egyik kényes pont a törzsadatok átemelése, amely az adatok sérülésével, adatvesztéssel járhat.
Az informatikai alkalmazások általános buktatója a nem, megfelelő ütemterv, vagy az ütemtervhez képest történő eltérés. Nem biztosítható a rendszer megfelelő működése, ha az oktatások nem voltak megfelelőek, nincs meg a kellő ismeret az alkalmazás működtetéséhez

Összességében a legfontosabb szempont, hogy a rendszer működtetése megmaradjon az üzleti értékteremtő folyamat, a termék előállítás, vagy szolgáltatás nyújtás támogató tevékenységének. Segítséget nyújtson a munkatársaknak mindennapi feladataik ellátásában, illetve e vezetés részére folyamatosan információt nyújtsanak az általuk felügyelt területek teljesítmény-adatairól.
Nem szabad abba a hibába esni, hogy a kollégák szaktudása a rendszer fenntartására, és nem a saját tevékenységük ellátására irányul! A meglévő folyamatok leképezése mellett az informatikai megoldásoknak meg kell lennie annak az előnyének, hogy az előre nem definiált folyamatok feldolgozására, támogatása is alkalmas

Rövid helyzetkép az integrált üzleti szoftverek területéről

Az Integrált üzleti szoftverek egyik fő eleme az ERP rendszer (Enterprise Resource Planning), azaz vállalati erőforrás tervezés. Az ERP rendszer feladata, hogy a gazdálkodási területek (pénzügy, értékesítés, termelés, beszerzés) folyamatait egységesítse és ezeket integráltan kezelje, a vezetés számára megfelelő áttekintést és információt adjon.
Az integrált ügyviteli rendszerek annyival jelentenek többet, hogy a vállalat irányításához szükséges döntések megalapozását, az adatok elemzését is elvégzik.

Az Integrált üzleti szoftverek bevezetése melletti döntés akkor válik szükségessé, ha a társaság informatikai bázisát egymással nehezen, vagy nem kommunikáló, meghatározott funkciójú szoftverek alkotják. A szigetként működő programokban rögzített adatok nehezen megfeleltethetők egymásnak, többszörözött adatfelvitel történik. A leggyakoribb szoftver a könyvelésre alkalmazott, elterjedtek a logisztikát támogató, értékesítést követő megoldások, a humánerőforrás-szoftverek.

Egy idő után a szoftverek összehangolásának direkt és indirekt költségei túl magassá válnak. Ezek továbbfejlesztése sem gazdaságossági, sem pedig műszaki-technikai szempontból nem jelent elégséges megoldást.
A gazdaságosság megállapításánál figyelembe kell venni a munkaerő költségeket, azt a haszontalan időt, amit a rendszerek összehangolása, a többszörös adatfelvitel jelent.
Nehézséget jelent, hogy számos feladat informatikai támogatása nem megoldott.

A megoldást általában egy hatékony integrált informatikai rendszer bevezetése jelenti.

Az üzleti szoftverek fejlesztésében magyar cégek is kiemelkedő fejlesztői munkát végeznek. A fő különbség a nemzetközi hátterű szoftverekhez képest az, hogy a magyar fejlesztésű szoftverek könnyebben alkalmazkodnak a magyarországi viszonyokhoz, kedvező ár-érték aránnyal rendelkeznek.

A felsorolás a kínált nagy számú szoftver miatt nem lehet teljes, de a cégek mérete szerinti, iparágankénti alkalmazások lehetősége is mutatja, érdemes meggondolni a szoftverek alkalmazását, értékelni a szoftver nyújtotta előnyöket.